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jobdesk®: Chancen für Personalvermittler und Verleiher dank elektronischer Signatur von SwissSign
Über jobdesk®
jobdesk® ist die führende Schweizer Gesamtlösung für Personalvermittlungs- und Temporärbüros. Als Enterprise-Lösung deckt jobdesk® alle Prozesse der Personalbranche und bietet einen unvergleichbaren Nutzen, im Front- wie auch im Backoffice der Personalvermittler und Personalverleiher.
Nun geht jobdesk® mit der Integration der qualifizierten elektronischen Signatur von SwissSign einen entscheidenden Schritt weiter in Richtung vollständig digitalisierter Prozesse – als einer der Ersten in der Branche. Dadurch werden Vertragsabschlüsse und Dokumentenmanagement im anspruchsvollen Alltag von Personalberatern extrem vereinfacht. Ziel ist es, den gesamten Vermittlungsprozess nicht nur schneller und effizienter, sondern auch sicherer und rechtskonformer zu gestalten.
Ausgangslage
Personalvermittlungs- und Temporärbüros stehen täglich vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten wie Verleihverträge, Einsatzverträge, Mandatsverträge und andere Dokumente schnell und sicher zu managen wie auch unterzeichnen zu lassen. Traditionelle, papierbasierte Prozesse sind zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig. In einer Branche, in der Geschwindigkeit und Vertraulichkeit entscheidend sind, bedarf es einer automatisierten Lösung, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt und gleichzeitig den administrativen Aufwand minimiert.
Die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien (DSG/DSGVO) und gesetzlicher Anforderungen an Signaturen (wie z.B. ZertES in der Schweiz und eIDAS in der EU) ist dabei unerlässlich.
Die Bedürfnisse von jobdesk®
jobdesk® suchte eine rechtskonforme Schweizer Signaturlösung mit einem breiten Bekanntheitsgrad, welche sich vollständig integrieren lässt. Kosteneffizienz für den Kunden (sowohl bei Unterschriften als auch bei der Identifikation von Vertragspartnern), mobile Nutzbarkeit, Steigerung der Reputation, sowie ein agiles Vorgehen standen im Mittelpunkt.
Die Lösung von SwissSign
Um diesen und weiteren Anforderungen gerecht zu werden, war die Integrationslösung (via REST API) von SwissSign der klare Weg zu gehen. Diese ermöglicht es Personalberatern, Dokumente direkt aus jobdesk® heraus digital zu versenden und von Kandidaten, Kunden und externen Mitarbeitenden rechtsgültig elektronisch unterzeichnen zu lassen.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) von SwissSign bietet dabei die höchste Sicherheitsstufe und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Dank der Integration können folgende Prozesse optimiert werden:
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Einsatzverträge: Schnelle und sichere Unterzeichnung von Einsatzverträgen mit Mitarbeitenden.
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Verleih-, Dienstleistungs- und Mandatsverträge mit Kundinnen und Kunden: Beschleunigte Abwicklung und effizienter Abschluss von Verleihverträgen, Dienstleistungsverträgen, Mandats- und Vermittlungsverträgen mit ihren Kundinnen und Kunden.
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Kandidatenvereinbarungen und Datenschutzerklärungen: Rechtskonforme Einholung notwendiger Zustimmungen.
Die Vorteile für Personalvermittlungen und Temporärbüros
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Zeitersparnis: Deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten für Vertragsabschlüsse. Dokumente können innerhalb von Minuten statt Tagen unterzeichnet werden.
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Effizienzsteigerung: Wegfall von Drucken, Scannen, postalischem Versand dank SwissSign; die digitale Archivierung erfolgt über jobdesk ®, für einen vollständig medienbruchfreien Prozess.
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Kostensenkung: Einsparung von Material- und, Portokosten.
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Höchste Sicherheit und Rechtskonformität: Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen, die den höchsten gesetzlichen Anforderungen (ZertES, eIDAS) genügen. Datenhaltung und Kommunikation erfolgt hier in der Schweiz. Keine Daten gehen ins Ausland.
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Verbesserte Mitarbeiter- und Kunden-Zufriedenheit: Ein moderner, schneller und unkomplizierter Signaturprozess steigert die Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
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Standortunabhängigkeit: Verträge können jederzeit und von überall digital unterzeichnet werden, was besonders im heutigen flexiblen Arbeitsumfeld von Vorteil ist.
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Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Der Signatur-Prozess ist transparent und manipulationssicher dokumentiert.
Feedback von jobdesk®
Elektronische Signaturen sind im Wandel der Personalbranche ein Muss. Sie bringen Personalberatern sofort klare Vorteile und Ersparnisse. SwissSign ist für uns zweifellos die überzeugende Wahl als Lösungspartner.
