Section générale
jobdesk®: des opportunités pour les recruteurs et les entreprises de location de services grâce à la signature électronique de SwissSign
À propos de jobdesk®
jobdesk® est la solution globale leader en Suisse pour les agences de recrutement et de placement du personnel. En tant que solution d’entreprise, jobdesk® couvre tous les processus du secteur des RH et offre des avantages incomparables, aussi bien au front-office qu’au back-office des recruteurs et des entreprises de location de services.
Avec l’intégration de la signature électronique qualifiée de SwissSign, jobdesk® est l’un des premiers du secteur à franchir une étape décisive vers des processus entièrement numérisés. Cela simplifie considérablement la conclusion de contrats et la gestion des documents dans le quotidien exigeant du conseil en recrutement. L’objectif est de rendre l’ensemble du processus d’intermédiation plus rapide et plus efficace, mais aussi plus sûr et plus conforme à la législation.
Situation de départ
Les agences de recrutement et de placement du personnel sont quotidiennement confrontées au défi de gérer et de faire signer une multitude de documents, tels que des contrats de location de service, des contrats de mission, des contrats de mandat et d’autres documents de manière rapide et sûre. Les processus traditionnels sur papier sont chronophages, coûteux et sujets aux erreurs. Dans un secteur où la rapidité et la confidentialité sont décisives, il était nécessaire de trouver une solution automatisée répondant aux normes de sécurité les plus strictes tout en minimisant les charges administratives.
Le respect de directives strictes en matière de protection des données (LPD/RGPD) et d’exigences légales en matière de signatures (p. ex. SCSE en Suisse et eIDAS dans l’UE) est indispensable.
Les besoins de jobdesk®
jobdesk® était à la recherche d’une solution de signature suisse juridiquement conforme, bénéficiant d’une large notoriété et pouvant être entièrement intégrée. L’accent a été mis sur l’efficacité des coûts pour la clientèle (aussi bien pour les signatures que pour l’identification des partenaires contractuels), l’utilisation mobile, l’amélioration de la réputation ainsi qu’une approche agile.
La solution de SwissSign
La solution d’intégration de SwissSign (via API REST) s’est imposée comme la voie à suivre pour répondre à ces exigences et à bien d’autres. Elle permet aux conseillères et conseillers en recrutement d’envoyer numériquement des documents directement depuis jobdesk®, puis de les faire signer électroniquement de manière juridiquement valable par les candidates et candidats, la clientèle et les collaboratrices et collaborateurs externes.
La signature électronique qualifiée (SEQ) de SwissSign offre le niveau de sécurité le plus élevé et est équivalente à la signature manuscrite. Cette intégration permet d’optimiser les processus suivants:
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Contrats de mission: Signature rapide et sûre de contrats de mission avec les collaboratrices et collaborateurs.
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Contrats de location, de services et de mandat avec des clientes et clients: Accélérer et conclure efficacement les contrats de location de services, de services, de mandats et d’intermédiation avec votre clientèle.
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Accords de candidature et déclarations de protection des données: Obtention des consentements nécessaires conformément à la loi.
Avantages pour les agences d’intérim et de placement du personnel
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Gain de temps: Nette réduction des temps de traitement pour les conclusions de contrats. Les documents peuvent être signés en quelques minutes au lieu de quelques jours.
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Amélioration de l’efficacité: Plus besoin d’impression, de numérisation, d’envoi postal grâce à SwissSign; l’archivage numérique s’effectue via jobdesk®, pour un processus sans rupture de média.
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Réduction des coûts: Économies de matériel et de frais de port.
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Sécurité maximale et conformité juridique: Utilisez des signatures électroniques qualifiées qui satisfont aux exigences légales les plus strictes (SCSE, eIDAS). Les données sont conservées et communiquées en Suisse. Les données ne sont pas transférées à l’étranger.
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Amélioration de la satisfaction des collaboratrices et collaborateurs ainsi que de la clientèle: Un processus de signature moderne, rapide et simple augmente la satisfaction de toutes les parties prenantes.
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Indépendant du lieu: Les contrats peuvent être signés numériquement à tout moment et de n’importe où, ce qui est particulièrement avantageux dans l’environnement de travail flexible actuel.
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Traçabilité sans faille: Le processus de signature est documenté de manière transparente et à l’abri de toute manipulation.
Feedback de jobdesk®
Les signatures électroniques sont indispensables dans le secteur en pleine mutation des RH. Elles sont économiques et apportent immédiatement des avantages évidents au conseil en recrutement. SwissSign est sans aucun doute le partenaire de solution dont nous avions besoin.
